Ad Saers draait al even mee in de IT. Vanuit het bedrijfsleven maakte hij de stap naar de Hogeschool Leiden. Het was tijd voor iets anders. En na verantwoordelijk te zijn geweest voor Infrastructuur gaat hij daar nu, nota bene een jaar voor zijn pensioen, nog eens starten met een voor de hogeschool nieuwe uitdaging; leveranciersmanagement. Omdat wij natuurlijk een van zijn leveranciers zijn vonden we het leuk om Saers te vragen naar zijn ervaringen en kijk op zijn werk. Je leest het hier…
Ons gesprek met Saers vindt plaats op de zesde etage van een pand dat uitkijkt op de campus van de Hogeschool Leiden. De hogeschool groeit enorm hard en is uit haar voegen gebarsten. Er wordt gebouwd aan een nieuwe campus die in het studiejaar 2021/22 klaar moet zijn. Ondertussen zijn alle diensten, waaronder IVT, elders ondergebracht.
Hoewel de locatie prachtig is en deze van alle gemakken is voorzien, heeft het toch een nadeel. Saers: “Je ziet geen studenten om je heen, ik werk niet voor niets bij een hogeschool. Daar is altijd leven in de brouwerij, altijd wat te beleven. Dat mis ik hier wel.”
Het zit ‘m in de mensen
Saers maakte vijf jaar geleden, na een carrière bij onder andere Achmea en Sanquin, de stap naar de Hogeschool Leiden. Na in de twee eerste organisaties gewerkt te hebben met hele strakke processen, wilde hij nu iets anders. “Dan ga je het onderwijs in en dat heb ik geweten. Bijna dagelijks verbaas ik me nog. Ik vroeg me wel eens af hoe het mogelijk is dat er hier iets voor elkaar komt, dat er iets werkt. In de ogen van mensen in het bedrijfsleven, volgens de maatstaven die daar gelden, is het in het onderwijs een chaos.”
En toch… als je hier rondloopt merk je dat iedereen heel tevreden is met hoe alles gaat. Alles is goed georganiseerd, goed onderhouden en draait als een zonnetje. Dus op een of andere manier doen we met z’n allen iets heel erg goed, maar het zit ‘m niet in regels, kaders en plannen. Want alle zekerheden en houvast die je daarin vindt, heb je hier niet.”
We stellen Saers de vraag hoe het dan kan dat alles naar tevredenheid draait. Zelfs als er geen proces is beschreven en er geen beleidsregels zijn die je kunt volgen. Saers: “Het zit ‘m in de mensen. Uiteindelijk blijft alles mensenwerk. Als mensen hier zien dat er iets niet geregeld is, dan stappen ze erop af en ze gaan het regelen. Ze vragen zich niet af wie er eigenlijk verantwoordelijk is, of hoe je het eigenlijk zou moeten doen. Maar ze gaan het gewoon doen en ze krijgen het voor elkaar. En dit gedrag wordt gewaardeerd en gestimuleerd. Want, zo is hier de filosofie, als je op een hogeschool zit en onderwijs volgt dan ben je eigenlijk aan het ondernemen, ontwikkelen en proberen. En daarbij hoort dat je fouten maakt. Dus fouten maken hoort bij wat we doen, daar leer je van. En als je veel fouten maakt, dan leer je ook veel.
De afdeling IT onderscheid zich op dit gebied van de andere afdelingen van de hogeschool. “Op een IT afdeling geldt als nergens anders dat er in strakke processen wordt gewerkt. Omdat de IT-wereld een wereld van processen is. Dat is ITIL, dat zijn beheerprocessen. De processen die wij volgen moeten bijvoorbeeld ook aansluiten op leveranciers.”, aldus Saers.
Leveranciersmanagement; van beheer naar regie
Sinds kort heeft de Hogeschool Leiden alle ICT-ers bij elkaar gebracht in een afdeling IVT. Daarin zitten Informatiemanagement, Functioneel Beheer, Technisch Applicatie Beheer, Infra Beheer (netwerken, pc’s en systemen), Innovatie en projectleiders. Alles bij elkaar circa 60 medewerkers. Saers was voorheen verantwoordelijk voor Infrastructuur en is nu net, met nog een jaar te gaan voor zijn pensioen, nog een nieuwe uitdaging aangegaan en leveranciersmanager geworden.
“Dat is een rol die nieuw is in de organisatie en die ik nu aan het vormgeven ben. Het gaat dan over leveranciersmanagement, contractmanagement, vragen als hoe intensief je omgaat met welke leveranciers enzovoort.”, zegt Saers.
De organisatie beweegt van beheer naar regie. Saers: “Dat betekent niet dat je niet meer verantwoordelijk bent, je laat het alleen door anderen doen. En waar je eigen mensen stuurt met behulp van een functieomschrijving, taken en verantwoordelijkheden, stuur je derden aan met een contract en een SLA. Als je verantwoordelijkheden niet veranderen, maar de middelen waarmee je werkt wel, dan moet je mee. Dan moet je leveranciers gaan aansturen. En hoe belangrijker een dienstverlening is, hoe dichter je er bovenop moet zitten.”
Kwaliteit en snelheid
Saers vervolgt: “STRADIS had ik nog niet op mijn shortlist staan als leveranciers van personeel. Maar we hadden een kleine opdracht voor een werkplekbeheerder. Het moest iemand zijn met een aantal bijzondere eigenschappen en hij of zij moest op korte termijn aan de slag gaan. Daarbij moest het iemand zijn die kan functioneren in onderwijsland. Dat stelt best wat eisen aan mensen en die hadden we beschreven.
STRADIS is hier op ingesprongen en kwamen met de perfecte kandidaat. Een super slimme professional, eigenlijk wat overgekwalificeerd. Maar het klikt goed van beide kanten en die kleine opdracht duurt inmiddels ook alweer meer dan een half jaar. De kwaliteit en snelheid van STRADIS was hier de succesfactor.”
Werkplekbeheer in de cloud
Hoe ziet het werkplekbeheer er op deze hogeschool nou eigenlijk uit vragen we Saers. Hij vertelt: “Onze elfduizend studenten nemen in principe allemaal hun eigen laptop mee. Daarnaast hebben we zo’n 1.500 ‘all-in-ones’ (devices waar zij met hun eigen user-id op in kunnen loggen en gebruik van kunnen maken) voor hen klaarstaan, er staan zo’n 35 multifunctionele printers in het pand en ik schat dat we dan ook nog circa duizend werkplekken voor medewerkers hebben.
We gaan het beheer van dit alles met Intune van Microsoft doen. Dat is een clouddienst voor het beheren van bedrijfsmobiliteit. Zodat je vanaf ieder willekeurig apparaat kunt inloggen en applicaties kunt gebruiken om je werk te doen. Die applicaties bieden wij daar aan en kan men onder voorwaarden van de hogeschool gebruiken. Met Intune doen we dus een heel stuk van het beheer. En werkplekbeheer ondersteunt de gebruikers hierbij.
Werkplekbeheer doet dit met 4 mensen, daarnaast nog 4 mensen voor infrabeheer (netwerken en servers), dus we doen de hardware en houden de boel in de lucht met 8 mensen. Pieken vangen we op met de inhuur van professionals van buiten de hogeschool.
Er moet een groei ontstaan van ‘met spullen bezig zijn naar gebruikers ondersteunen’. En de mensen van STRADIS hebben dat prima in hun mars. Die beschikken namelijk ook over goede communicatieve vaardigheden.”
Werkplekbeheer: aanpassen aan ontwikkelingen
Ons gesprek met Saers vindt plaats in de zomer van 2019, het is de vakantieperiode. Saers: ”Dan is het facilitair bedrijf heel hard bezig met allerlei verbouwingen en verhuizingen. En na het facilitair bedrijf volgt IT.
Lokalen veranderen bijvoorbeeld. Worden aangepast aan de manier van leren anno nu. Colleges gingen op een gegeven moment over van grote collegezalen naar steeds meer online. Daar pas je dan lokalen op aan. Maar we zijn er nu wel over eens dat je van alleen online kennis op doen geen bachelor wordt. Studeren is ook vaardigheden leren en met elkaar kunnen overleggen. We willen dus lokalen waar kleine groepen mensen bij elkaar kunnen zitten en hun ding kunnen doen.
En IT moet dan de voorzieningen treffen die horen bij dit soort ontwikkelingen. Neem nou werkstukken. Dat zijn niet meer dikke rapporten, dat zijn bijvoorbeeld steeds meer video’s. Je ziet groepjes studenten door het gebouw lopen die aan het filmen zijn. Dat soort dingen, een andere tijd vraagt om andere voorzieningen. En dat is natuurlijk prachtig mooi.”
Ook slim IT Beheer voor jouw organisatie?
Wij zijn gespecialiseerd in IT Beheer op het gebied van Managed Cloud Services, Managed Servicedesk en Support Professional (deta-vast). Ben je geïnteresseerd in hoe we IT Beheer slim kunnen organiseren voor jouw organisatie? Neem contact op voor een afspraak!
