De Coronapandemie houdt de wereld nog steeds iedere dag bezig. Op het moment van schrijven is ruim 80% van de Nederlanders volledig gevaccineerd. Begin dit jaar was dat wel anders. Op 6 januari 2021 is Nederland begonnen met vaccineren. Dit ging in een steeds sneller tempo. Om de registratie van alle vaccinaties goed te laten verlopen is onze collega Pascal in deze periode vanuit STRADIS begonnen als applicatie- en vaccinbeheerder bij de GGD Flevoland. Wat hij precies deed en hoe hij deze hectische periode heeft ervaren vertelt hij hier!
Functioneel applicatie- en vaccinbeheer
Pascal is gestart als applicatiebeheerder voor het registratiesysteem van de vaccinaties. ‘’Dat systeem is voornamelijk bedoeld voor de registratie van vaccinaties en testen’’, legt hij uit. ‘’Wij krijgen een bepaald aantal vaccins die wij moeten verdelen over de verschillende locaties in de regio. Aan de hand van die verdeling wordt ook per locatie bepaald hoeveel uur deze open is. Vervolgens maak ik de planning, zodat mensen hun afspraak in kunnen plannen. Om te zorgen dat de werknemers op de vaccinatielocaties ook kunnen inloggen in het systeem verzorgen wij ook het accountbeheer.’’
Uiteindelijk kwamen er steeds meer taken bij en is het team van Pascal gegroeid tot applicatie- en vaccinbeheer. Hij legt uit wat deze extra taken inhouden: ‘’Het vaccinbeheer houdt in dat alle transport en voorraad in de koelkast moet worden bijgehouden. Wij hebben een dashboard gemaakt, zodat we aan de hand van de hoeveelheid afspraken en voorraad in de koelkast gemakkelijk kunnen zien wanneer er een nieuwe levering moet komen.’’
Spontane urgentie
Wij vroegen Pascal hoe de start van zijn opdracht is verlopen. Hij vertelt: ‘’Ik ben in januari begonnen. Het plan was om alle vaccinaties in een bestaand systeem te registreren, maar dat systeem was hier nog helemaal niet geschikt voor. Voor mij betekende dat dus dat ik in een hele korte tijd moest uitzoeken hoe wij dat systeem zo snel mogelijk geschikt konden maken voor het registreren van de vaccinaties. Ik werk voor GGD Flevoland, maar omdat dit systeem landelijk gebruikt ging worden had ik ook veel te maken met de overkoepelende organisatie. Het vraagt veel van je creativiteit om iets te verzinnen en te bekijken wat werkt.’’
Er was dus geen deadline, taken moesten gewoon zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Pascal noemt dit zelf ‘spontane urgentie’. ‘’Bij de meeste banen heb je een verdeling in taken die binnenkomen en gelijk moeten worden opgelost en taken die over een periode kunnen worden verspreid. Bijna al het werk dat hier binnenkwam moest direct worden opgepakt. Dat was soms heel stressvol, maar ook leuk en uitdagend. Er bestond geen ‘zo’ of ‘straks’. Alle taken die binnenkwamen moesten nú gebeuren om het vaccineren zo snel mogelijk te laten verlopen. Je hebt nooit een saaie dag, want je weet niet wat er gaat komen. Dat was heel interessant.’’
Flexibel en snel werken
Wanneer je in een opdracht belandt die zo belangrijk en groot is als deze, kom je voor genoeg uitdagingen te staan. Pascal vertelt over zijn grootste uitdaging. ‘’Voor mij was dat het inspelen op een hele onduidelijke toekomst. De GGD is slechts een uitvoerende kracht en heeft geen invloed op de beslissingen die worden gemaakt. Wanneer er bepaalde keuzes worden gemaakt door de overheid moeten wij dat uitvoeren, maar wanneer er vervolgens wordt besloten dat het toch anders moet, moeten wij onze uitvoering in één keer omgooien.’’
Deze manier van werken vroeg natuurlijk om enorm veel flexibiliteit. Pascal kon hier goed mee omgaan: ‘’Wanneer er nieuwe implementaties werden aangekondigd, hield ik er in de voorbereiding altijd rekening mee dat het nog vaak kon veranderen. Anders heb je ergens veel tijd ingestopt om het vervolgens weer compleet om te gooien. Pas vanaf de definitieve ‘go’ ondernam ik echt concrete acties. Je moest heel snel werken, want als er iets nieuws kwam moest dat zo snel mogelijk geïmplementeerd worden. Hoe sneller je werkt, hoe sneller de hoeveelheid prikken opgeschaald kon worden. Op dit moment is die haast er niet meer, maar een paar maanden geleden wel.’’
Ondersteuning vanuit STRADIS
Tijdens deze drukke opdracht hebben wij Pascal zo goed mogelijk ondersteund. Wij zijn benieuwd hoe hij dit heeft ervaren en vroegen het hem: ‘’Doordat het werk in één keer zo snel opschaalde was er extra personeel en capaciteit nodig. Anders draaide ik te veel overuren. In gesprek met STRADIS en de opdrachtgever hebben wij toen gekeken naar een oplossing. Ik vond het heel prettig dat STRADIS daarin mee kon denken. Samen met de GGD, maar ook samen met mij om te kijken wat mijn behoefte was.’’
Voorbereiding op de toekomst
De vaccinatiepiek is voorbij en het is een stuk rustiger op de locaties. De groep mensen die gevaccineerd wil worden is op dit moment ook (bijna) allemaal gevaccineerd. Vanuit applicatie- en vaccinbeheer worden er nu vooral analyses gedaan van de informatie die in het systeem binnenkomt. ‘’Wij analyseren de gegevens die in het systeem worden gezet. Aan die gegevens kun je bijvoorbeeld zien of een bepaalde leeftijdsgroep in aantal terug- of vooruitloopt. Dit kan dan weer in verband worden gebracht met een persconferentie of een nieuwe maatregel.
Op dit moment wordt er ook steeds vaker gesproken over een derde/’booster’ prik vanaf december voor 80-plussers. Wij zijn alvast aan het bedenken hoe we dat zo goed mogelijk kunnen gaan uitvoeren. Maar daarin moeten wij ook weer flexibel zijn en in het achterhoofd houden dat het plan zo maar omgegooid kan worden of niet doorgaat. Ook hier wachten we dus met actie ondernemen tot de definitieve ‘go’.’’
Ook een uitdagende opdracht in IT via STRADIS? Check onze vacatures!
